Pengertian
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (618), notulen atau notula bermakna catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Jadi, notulen adalah sebuah ringkasan tentang hasil pembicaraan dalam rapat yang bersifat ringkas, padat, sistematis, dan secara menyeluruh.
Notulen selalu memiliki keterkaitan dengan notulis. Notulis merupakan orang yang bertugas untuk membuat notulen. Untuk menghasilkan notulen yang baik seperti ciri-ciri di atas, maka dibutuhkan seorang notulis yang baik pula. Notulis hendaknya memiliki keterampilan menyimak dan menulis sehingga mampu menangkap seluruh isi pokok pembicaraan dan menuliskannya dalam notulen secara sistematis.
Fungsi
Notulen memiliki beberapa fungsi yang vital terhadap kegiatan rapat tersebut, antara lain:
• Sebagai bukti telah diadakannya suatu rapat.
• Sebagai manometer atau ukuran kesuksesan rapat. Apakah semua tujuan rapat yang tertuang dalam notula telah berhasil dilaksanakan atau tidak.
• Dapat digunakan sebagai acuan jika akan diadakan pembahasan mengenai kegiatan dalam notulen tersebut. Contoh kegiatan pembahasan notula rapat International Creative Content.
Bagian-Bagian Notulen
Notulen memiliki beberapa bagian. Dalam hal ini kami sajikan bagian-bagian notulen dalam rapat resmi.
• Kepala Notulen
Sama halnya dengan surat resmi, dalam notulen resmi terdapat kepala notulen yang berisi alamat instansi tempat diadakannya rapat.
• Judul Notulen
Bagian ini mencakup judul rapat yang bersangkutan. Contoh, rapat yang membahas tentang diadakannya kegiatan lomba antar kelas atau class meeting, maka judul notulen dapat ditulis,” NOTULEN RAPAT CLASS MEETING “, Judul rapat penting dicantumkan untuk mengetahui jenis rapat apa yang telah dilaksanakan.
• Waktu Pelaksanaan Rapat
Bagian ini mencakup hari, tanggal, serta jam dilaksanakannya rapat.
• Tempat Pelaksanaan Rapat
Berisi tentang tempat diadakannya rapat tersebut. Misal di Ruang OSIS SMAN 1 Sewon.
• Susunan Acara
Bagian ini berisi susunan kegiatan rapat tersebut, dimulai dari pembukaan hingga penutup.
• Hasil Rapat
Hasil rapat berisi tentang beberapa keputusan yang telah dimufakati dalam rapat tersebut, dapat berisi tentang persetujuan hasil rapat pada umumnya seperti kesimpulan, susunan kepanitiaan, usulan para peserta rapat, dan jadwal kegiatan. Tergantung kepada jenis rapat yang dilaksanakan.
